„Die Kosten schwankten dadurch aber von Monat zu Monat stark“, berichtet Michael Küppers, Teamleiter der Buchhaltung bei den Krefelder Seniorenheimen, der sich zusammen mit dem Geschäftsbereichsleiter Verwaltung nebenher um die interne IT-Struktur kümmert. „Teilweise war das für die IT eingeplante Jahresbudget schon im August erschöpft, weil Kollegen den Dienstleister bei jedem Fehler gerufen haben.“ Zwar wurden die Ausfälle zeitnah behoben, Wochenend- und Nachtzuschläge trieben die Kosten aber weiter in die Höhe. „Insgesamt gesehen stiegen sie in den letzten fünf Jahren konstant an.“

Unzuverlässige Wartung trotz hohen Stundenlohns

Problematisch bei derartigen zeitbasierten Service-Übereinkünften ist zudem, dass der Fachmann kein Interesse an langfristigen und wartungsfreien Lösungen hat. So stellte sich etwa bei einem PC-Problem in einem der Heime heraus, dass wichtige Updates für das Betriebssystem nicht installiert worden waren. „Bei einer anderen Gelegenheit mussten wir nach einem Serverabsturz feststellen, dass seit einer Woche keine Datensicherung mehr gemacht worden war. Drei Personen waren dafür zuständig, darunter auch der externe Experte, und keinem war etwas aufgefallen“, so Küppers. Das System musste mit sieben Tage alten Daten neu gestartet werden.     

Nachdem die Wartung und das Preis-Leistungs-Verhältnis immer mehr zu wünschen übrig ließ, entschied sich die Leitung der Seniorenheime schließlich, die IT vollständig umzustrukturieren. „Der alte Zentralserver war ein Flaschenhals, der alles bremste. Durch die Aufsplittung konnten wir die Performance insgesamt deutlich steigern“, erklärt der Teamleiter.