Medizinische Schreibbüros benötigen differenzierte Qualitätskriterien. Das ergab eine Umfrage von Sabine Siegel Consulting unter Anbietern von medizinischem Schreibservice. Die Analyse zeigt, dass Auswahlentscheidungen auf Versuch und Irrtum beruhen.

Gründe für externe Dienstleistung

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Wenn der Hausarzt mehr als drei Tage auf den Entlassungsbericht aus dem Krankenhaus warten muss, ist die Weiterbehandlung seines Patienten gefährdet. Wenn der Arztbrief nicht bei der Entlassung des Patienten erstellt wird, kann die Fallakte nicht geschlossen und Behandlungskosten nicht erstattet werden. Das sind wichtige Gründe, die Krankenhäuser veranlassen, Sabine Siegel Consulting mit einer Organisationsuntersuchung zu beauftragen. Als Folge von Optimierungen in der Krankenhausorganisation werden häufig Medizinische Schreibbüros als externe Dienstleister zur Unterstützung der internen Dokumenterstellung einbezogen.

Die Umfrage

Um herauszufinden, welche Merkmale Medizinische Schreibbüros auszeichnen, wurde im Internet nach Anbietern recherchiert. Von 56 Büros wollten 30 Inhaber an der Umfrage teilnehmen und erhielten Unterlagen, zuletzt gingen 17 ausgefüllte Fragebögen in die Auswertung ein. Gefragt wurde nach Schreibkapazität, IT-Kompetenz und Datenschutz, fachliche Qualifzierung, sowie Unternehmensorganisation und Qualitätsmanagement.

Qualität ist „Kundenzufriedenheit“

In Bezug auf das Qualitätsmanagement zeigen die Ergebnisse, dass sich unter dem Schlagwort „Kundenzufriedenheit“ eine Bandbreite von Aktionen subsummieren: von „persönliches Gespräch“, über „regelmäßige Kundenbefragung“ bis „systematisches Qualitätsmanagement“. Es fällt auf, dass differenzierte Kriterien fehlen, die Aufschluss über ein umfassendes Qualitätsverständnis des Dienstleisters geben oder dem Auftraggeber nachweisbare Qualitätsinformationen liefern

Versuch und Irrtum

Jeder Dienstleister orientiert sich an der "Kundenzufriedenheit" und setzt das um, was der Kunde wünscht. Kann der Kunde aber keine konkreten Anforderungen stellen, bleibt auf beiden Seiten für eine Zusammenarbeit nur "Versuch und Irrtum".

Risiko für das Krankenhaus

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Fehlen messbare Informationen sowohl für die interne Organisation als auch aussagekräftige Qualitätskriterien bei Medizinischen Schreibbüros, entsteht ein erhöhtes Risiko für das Krankenhaus:

• Zeitverlust in der Dokumenterstellung (erhöhtes Risiko für Patient, Arzt und Krankenhaus),
• unnötige Kosten für den Aufbau einer Zusammenarbeit,
• Reibungsverlust im Veränderungsprozess und
• Gefährdung des Erfolgs.

Fazit

Liegen bereits im Auswahlprozess auf beiden Seiten relevante Informationen vor, kann das Risiko einer Fehlentscheidung minimiert werden. Als messbare Qualitätskriterien der internen Organisation im Krankenhaus sind beispielsweise die Qualifikation der Schreibkräfte oder die Diktierqualität der Ärzte zu nennen, während Kriterien externer Schreibdienstorganisation sichere IT-Organisation oder nachweisbare Datenschutzüberprüfung sein können. Die Auswahl nach „Versuch und Irrtum“ kostet mehr als Geld.

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