Flatrate macht in den Städtischen Seniorenheimen Krefeld die EDV-Kosten planbarer und zugleich die Systeme verlässlicher. Plötzlich streikt der Drucker, ein Mitarbeiter ruft den externen Fachmann an. Das Ergebnis: 100 Euro Kosten für fünf Minuten Arbeit, Papierstau beseitigen und Toner wechseln. Derartig unberechenbare Ausgaben sind die große Gefahr bei der Auslagerung der IT-Verwaltung – zumal Dienstleister auf Stundenlohn-Basis oft nicht an dauerhaften Problemlösungen interessiert sind.

Dennoch stellt Outsourcing vor allem für kommunale Institutionen mit ihrem hohen Leistungs- und Kostendruck oft die einzige Option dar. Um die Aufwendungen für die IT überschaubar zu halten und gleichzeitig die Zuverlässigkeit von Servern und Endgeräten zu verbessern, stellte die gemeinnützige Städtische Seniorenheime Krefeld GmbH ihr System daher Mitte 2010 auf eine Service-Flatrate um. Das Dienstleistungsangebot reicht von der strukturellen Beratung über Hardware- und Softwareinstallationen bis zum 24-Stunden-Notfalldienst – zu einem festen monatlichen Pauschalpreis.

Über 350 Bewohner leben in den vier Seniorenheimen der Krefelder Gesellschaft. Betreut werden hier Menschen von den Pflegestufen I bis III, aber auch besondere Härtefälle und Personen, die nach aktueller Gesetzgebung keine Pflegestufe haben. Entsprechend groß ist der tägliche Organisationsaufwand. Buchhaltung, Arbeitszeiterfassung und Personalwirtschaft, Bewohnerverwaltung und Abrechnung der Pflegeentgelte liefen bislang aus den vier Häusern in einer zentralen Serverlandschaft zusammen. Um langfristige Ausfälle zu verhindern, wurde für größere Maßnahmen und bei Störungen ein externer Experte hinzugezogen – auf Stundenbasis.